案例分析：食堂“油老鼠”

案例

杭州萧山区一家外资制衣公司的食堂，从2006年开始一直亏损，主管查来查去，两年时间，却一直找不出原因。直到2008年11月，食堂里一名员工辞职后，才开始盈利。公司这才发现，原来食堂养了只“油老鼠”。

这名辞职的员工姓占，他有个老乡王某在这家公司食堂做小主管，2006年，王某介绍他进了公司食堂做司机兼饭卡充值员，每个月工资1 500元。王某叫占某在员工打饭卡时动手脚“揩油”。占某开始时很犹豫，但是想到父亲因做生意失败欠了别人上百万元的债，还是答应了。

食堂电脑里，饭卡充值有一个“因错退款”项目，专门为食堂员工结算多收钱时，到饭卡充值处纠错用。当员工拿现金来充值时，占某故意把电脑上餐饮消费系统软件中的“存款”栏目改成“因错退款”项，用这个“因错退款”项打给员工饭卡的钱是公司的。之后，占某再把这些“因错退款”充值的记录删除，将收进来的现金收归己用。而他每天都要上交的工作报表中只有“存款”和“取款”的项目，没有“因错退款”项，所以公司财务发现不了。

公司规模大，有2000多名员工，每天来充值的员工很多，占某就这样几乎每天都“捞”三四百元钱。两年下来，占某“揩”了近20万元的“油”，一直没有被发现。2008年下半年王某先辞职，几个月后占某也辞职离开。

公司主管叶某在财务查账环节，一直没发现问题;之后怀疑是买菜的工作人员克扣资金，但派别人去买菜，还是照样亏。直到占某离职后，食堂马上开始盈利。后来，他查看充值用的电脑，发现了很多“因错退款”充值的删除记录，才恍然大悟并报了警。占某因涉嫌职务侵占罪被萧山检察院批捕，王某仍在逃。

评述

食堂收费结算是很多有食堂的企业在日常经营中每天都会遇到的事，很多企业领导认为食堂每人每天才收几元钱，“零敲碎打”的能有什么问题。但这个案例中的饭卡充值员占某，竟然能在短短两年内通过舞弊手段，侵占了20万元的充值费。这让我们在感到惊讶的同时，也不得不对食堂收费结算管理引起重视。

(一)如何发现该舞弊行为

其实占某的舞弊手段十分简单，将收到的饭卡充值现金收入囊中，而将这些钱记在了餐饮消费系统里的“因错退款”项目，并且删除这些记录。由于要求占某每天上交的工作报表中只有“存款”和“取款”项目，且无人对电脑后台记录进行核查，表面上显示的工作报表与财务账一致，导致一时间公司并未发现占某的舞弊行为。食堂突然间不断的亏损虽然引起了公司的怀疑，但是多次审查都没有查出真实的原因。

案例中主管叶某多次查询财务账无果后，怀疑采购环节出了问题，但结果显然不是，直到占某离职后才发现了原因。其实在查询食堂亏损原因的过程中，可以很容易排除采购问题：通过核查采购成本是否与收入变动相符、是否有异常波动，就可以判断是否是采购环节的问题。若物料数量上有明显异常变化，应追查出入库管理;若采购价格上有异常，应查询供应商情况。排除了采购后，就可以将问题锁定在财务收款环节。在食堂收款中，尤其要关注系统操作及其记录，若是能及时查询充值等记录，就能尽早发现问题;否则等到损失变大、犯罪人员逃走，则为时晚矣。

(二)如何避免此类舞弊

首先，岗位设置上可以做到权限分离。饭卡充值员的权限可仅限于收款及充值录入，“因错退款”的操作权限只能是其上级主管，权限应该一开始就在系统中设置好，这样就可以避免充值员进行违规的操作。

其次，食堂收费应明确各个模块。开户充值、销户退款、因错退款等均应该在系统中明确记录，对于这些记录，操作人员无权进行删除。对于条件允许的单位，还可以设立系统安全员等职位，定期对单位各个系统中的异常情况进行检查。

再次，食堂收入做到日结账，打印各个收费窗口系统运行结算凭证，计算应有现金余额，填写收入日报。财务部应核对收入日报与系统数据，现金应在当日交存。案例中该公司财务部反映的占某的收款与报表一致，也说明了稽核出现很大漏洞：饭卡充值是食堂的预收款，而食堂的收入应该是每天的销售记录，以食堂的销售记录确认收入，并与饭卡的充值记录及余额变动情况进行核对，才能确保稽核的准确性。如果稽核出现差异，可以继续查询充值系统与缴款报表情况。

最后，公司在人员招聘上也应该制定一定的标准。尤其在涉及到收款的关键性岗位时，对于该岗位员工的任用资质要有审核，其相关背景也要调查清楚，确保招聘到合格的员工。