外贸技巧：货期延误究竟要怎么跟客户解释？

外贸们一单成交，再给客户发送货物后，遇货期延误，这可能会是各种各样的原因，比方说，原料供给不及时，生产待料；入料出料错误导致生产误料；生产计划变更频繁；包装到位不及时......

每一个公司在不同的时期都会有些特定的事情发生，有时或许还要受行业特点的限制出现状况。针对各种情况，理由一定要考虑充分，让人信服，而且要让客户知道你做了很多努力。客户即使生气无奈，也还是可以谅解的。说辞可以有很多，但要真诚。那货期延误，到底要跟客户怎么解释呢？

首先我们先来看看那些常见的推交期的理由：

1.包装厂太忙，材料延误

2.机器坏了，机器维护，更换新机器

3.原材料供应紧张，送料晚了

4.夏季车间的空调坏了，气温太高，为了工人的安全，暂时停工维修

5.夏季限电，错峰用电

6.当地工业用电线路系统升级，停电了

7.模具坏了，更换新模具

8.商检耽误了时间

9.节假日来到

10.QC发现包装印刷上的条码有错误，重做包装

11.物流公司送货路上车坏了

12.厂区重建，搬迁

13.工人嫌工价低，在罢工，无奈停工等等

这些五花八门的理由，很多外贸业务员们可能屡试不爽，会多次跟客户来使用，客户们碰到这样理由，也表示很无奈了。那么，我们如果让客户谅解，或者理由充分的说辞又怎么说呢？

据有多年经验的老外贸说，当你对产品足够熟悉，对生产流程、工艺、产量等深谙于心的时候，你给客户的邮件内容就会显得很饱满，素材也更多，理由也会很充分，可信度也会高很多。

总的来讲，就是看你对产品是否足够了解？各个行业各个产品的生产流程和工艺都不尽相同，你大可以找一些更专业更具体一些的技术问题或者工艺问题，甚至某一环节设备的零部件问题来解释，一方面避开这些常见的理由，降低一些客户的反感，另一方面你说的问题客户可能会有些吃不透，一来二去客户也有点懵，只求你尽快能解决问题尽快发货。

然而遇到那种延误货期比较久的，不则20天，多则要一个月的，我们可以这么来说：

1）最近订单太多，生产紧张，我们延长了晚班的工作时间。结果有工人到当地劳动局投诉了我们，现在没有办法只能停止夜班接受当地部门的调查。预计很多订单的交期会受到影响。

等调查过后，我们会想一切办法赶货。但是交期可能会延误一个月，如果您要货比较急，我们可以先赶一批货发过去，希望理解！

2）最近订单太多，生产紧张，我们给工人加了晚班。由于疲劳作业，有个工人受了工伤，当地的劳动部门介入调查，我们没有办法只能先暂停生产并配合调查。预计很多订单的交期会受到影响。

等调查过后，我们会想一切办法赶货。但是交期可能会延误一个月，如果您要货比较急，我们可以先发一批货发过去，希望理解！

这里要注意几点：

1.工厂如果答复你20天后能交货，你就告诉客户30天，反正都是延迟了。如果他不同意，再说一定想办法，加班赶进度。然后过个两天告诉他可以提前5天，这样客户会很高兴，还会感谢你们的努力。

2.在给客户写交期要延迟的邮件时，最好第一句话就要开门见山，不要绕了大弯子最后才说要延迟交货，中国人和老外的思维很多时候是逆向的。你觉得是委婉，老外觉得是 so much craps.你可以这样开头：

We are sorry to inform you that we are not able to finish them until Aug 20th.(新的交货期), we apologize for this inconvenience caused by this.

给客户写邮件时，

A.要求工厂给一个确切的交期，这个日期一定要达到。否则达不到下次还要再解释。没完没了的解释只会让客户对供应商的印象越来越差。

B.向客人道歉因为交期推迟给客户所造成的麻烦。

C.接着解释一下原因，但注意不要长篇大论。

D.向客户表明很珍惜双方的合作关系，希望没有对合作关系造成影响，今后将尽全力避免类似事件发生。

写完信，最好站在对方角度看一下这个信件。

3.客户没有明确的确认，在谈好之前记住：先不要轻易发货，一旦发了货可能会存在较大的风险。

4.如果最终客户同意了延迟发货，那么你可以稍微松一口气。然后工厂赶货过程中，你尽力的催生产就好了，心里也不要急，千万不要急坏了身子，心态放稳，淡定一些。但是不要搞定了客户之后就自我解脱了。千万注意要控制生产！

当客户抱怨货期不准时，是你的问题，就要妥善解决。我们每一个外贸都要谨记处理交货延期的原则：不逃避，不推脱责任，积极沟通，选择恰当符合逻辑的解释，尽量提出补救方案，表现诚意，不要放松质量关。小伙伴们，辛苦成交一单后，货在生产中，经常去看看。否则最后客户收到货有问题，会对你更加失望。 因此出货环节，一定要把好关。